AUDIT ATAS SIKLUS PENGGAJIAN DAN KEPEGAWAIAN

CHAPTER XVI

AUDIT ATAS SIKLUS PENGGAJIAN DAN KEPEGAWAIAN

 

Siklus penggajian dan kepegawaian (payroll and personal cycle) meliputi penggunaan tenaga kerja dan pembayaran ke semua pegawai, tanpa memperhatikan klasifikasi atau metode penentuan kompensasi.

Siklus ini penting, karena :

1. Gaji, upah dan pajak penghasilan pegawai, dan beban pegawai lainnya merupakan komponen utama pada kebanyakan perusahaaan.
   
2. Beban tenaga kerja (labor) merupakan pertimbangan penting dalam penilaian persediaan dalam perusahaan manufaktur dan konstruksi, yang bahwa klasifikasi dan alokasi beban upah yang tidak pantas dapat menyebabkan salah saji laba bersih secara material.
   
3. Penggajian merupakan bidang yang menyebabkan pemborosan sejumlah sumber daya perusahaan karena in-efisiensi atau pencurian melalui fraud.
   

 

FUNGSI DALAM SIKLUS, BERHUBUNGAN DENGAN DOKUMEN DAN PENCATATAN, DAN PENGENDALIAN INTERN

 

Siklus penggajian dan kepegawaian dimulai dengan merekrut pegawai dan berakhir dengan pembayaran kepada pegawai atas jasa yang diberikan dan kepada pemerintah dan lembaga lainnya untuk pajak penghasilan dan kenikmatan pegawai yang terutang.

Dokumen dan catatan:

1. Catatan pegawai (personnel record) : catatan yang berisi data seperti tanggal bekerja, investigasi pegawai, tarif pembayaran, pengurangan yang diotorisasi, penilaian pekerja, dan pemberhentian pegawai.

2. Formulir otorisasi pengurangan ( deduction authorization form ) : formulir otorisasi pengurangan gaji, mencakup jumlah yang bebas pemotongan pajak, ASTEK, pensiun dan asuransi.

3. Formulir otorisasi tarif ( rate authorization form ) : formulir yang mengotorisasi tingkat/tarif gaji.

4. Kartu absen ( time card ) : dokumen yang menunjukkan jam berapa seseorang pegawai mulai bekerja dan jam berapa selesainya serta jumlah jam kerja setiap harinya.

5. Tiket waktu pekerjaan ( job time ticket ) : dokumen yang menunjukkan pekerjaan khusus yang dilakukan pekerja pabrik untuk waktu tertentu.

6. Cek gaji ( payroll check ) : cek yang diberikan kepada pegawai atas jasa yang telah diberikan.

7. Jurnal penggajian ( payroll journal ) : jurnal yang digunakan untuk mencatat cek gaji.

8. Laporan ikhtisar penggajian ( summary payroll report ) : dokumen yang dihasilkan komputer yang mengikhtisarkan penggajian untuk satu periode dalam berbagai bentuk.

9. Berkas induk penggajian ( payroll master file ) ; berkas yang digunakan untuk mencatat setiap transaksi penggajian untuk masing-masing pegawai dan pengelolaan total gaji pegawai yang dibayarkan selama setahun sampai tanggal terakhir.

10. Surat Pemberitahuan Pajak : formulir yang dikirimkan ke Kantor Pelayanan Pajak yang melaporkan jumlah pajak penghasilan pegawai yang telah dipotong selama setahun.

 

Empat fungsi yang diselesaikan melalui siklus penggajian dan kepegawaian:

• Kepegawaian dan penempatan pegawai
  
• Pengelolaan waktu dan penyiapan pembayaran gaji
  
• Pembayaran gaji
  
• Penyiapan Surat Pemberitahuan dan pembayaran Pajak
  

 

PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS TRANSAKSI

Metodologi perancangan pengujian atas transaksi untuk penggajian dan kepegawaian

 

Pahami struktur pengendalian intern – penggajian dan kepegawaian

 

Tetapkan risiko pengendalian yang di-rencanakan- penggajian dan kepega-waian

 

Evaluasi manfaat – biaya dari menguji pengendalian

 

 

 

Rancang pengujian atas pengendalian dan pengujian substantif atas transak-si untuk penggajian dari kepegawaian untuk memenuhi tujuan pengendalian intern	Prosedur audit
	Ukuran sample
	Pos / unsur yang dipilih
	Saat pelaksanaan

 

 

Ikhtisar dari tujuan audit yang berhubungan dengan transaksi, pengendalian kunci, pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi untuk penggajian

 

Tujuan pengendalian yang berhubungan dengan transaksi	Pengendalian intern kunci	Pengujian atas pengendalian yang lazim	Pengujian substantif atas transaksi yang lazim
Pencatatan pembayar-an gaji adalah untuk pekerjaan yang secara aktual dilaksanakan oleh pegawai non fiktif (existence)	- Kartu absen disetujui oleh mandor. - Mesin absen diguna-kan untuk mencatat waktu kerja. - Berkas kepegawaian yang cukup. - Pemisahan tugas antara kepegawaian, pengelolaan waktu, dan pembayaran gaji. - Hanya pegawai yang dicatat dalam data komputer sebagai absah yang diterima kalau dimasukkan.	- Periksa kartu absen atas adanya indikasi persetujuan. Periksa kartu absen. - Telaah kebijakan kepegawaian. - Telaah bagan organi-sasi, bicarakan dg. pegawai, dan amati tugas yg. dikerjakan. - Periksa hasil cetak dari transaksi yang ditolak oleh kompu-ter sebagai nomor pegawai yang tidak absah.	- Telaah jurnal peng-gajian, buku besar, catatan pendapatan gaji untuk jumlah yang besar atau tidak biasa
Transaksi penggajian yang ada telah dicatat (completeness)	- Cek gaji adalah pre-numbered dan diper-tanggungjawabkan. - Penyiapan rekonsiliasi bank yang indepen-den.	- Periksa urutan cek gaji. - Diskusikan dengan pegawai dan amati rekonsiliasi.	- Rekonsiliasi pengelu-aran dalam jurnal penggajian dengan pengeluaran dalam rekening bank gaji. - Buktikan rekonsiliasi bank.
Transaksi penggajian yang dicatat adalah jumlah waktu kerja aktual dan tingkat upah yang pantas: pemotongan dihitung dengan pantas (accuracy)	- Verifikasi intern atas perhitungan dan jumlah. - Batch total diban-dingkan dengan laporan ikhtisar komputer. - Otorisasi tingkat upah, gaji atau komisi - Otorisasi pemotong-an, termasuk jumlah untuk asuransi dan payroll saving	- Periksa indikasi verifikasi intern. - Periksa berkas batch total untuk inisial klerk pengendali data: bandingkan totalnya ke laporan ikhtisar. - Periksa catatan gaji untuk indikasi verifikasi internal - Periksa otorisasi pada file kepegawaian	- Hitung ulang jam kerja dari kartu absen. - Bandingkan tingkat upah dengan kontrak kerja, persetujuan oleh dewan direksi dan komisaris atau sumber lain. - Hitung ulang pem-bayaran kotor - Cek pemotongan dengan acuan perse-tujuan perpajakan dan formulir otorisasi dalam berkas kepega-waian. - Hitung ulang gaji bersih. - Bandingkan cek yang diambil dengan jumlah penggajian dalam jumlahnya
Transaksi penggajian diklasifikasikan secara tepat (classification)	- Bagan perkiraan yang memadai. - Verifikasi intern atas klasifikasi.	- Telaah bagan perkiraan - Periksa indikasi verifikasi intern.	- Bandingkan klasifi-kasi dengan bagan perkiraan atau pedo-man prosedur. - Telaah kartu absen untuk pegawai bagian dan tiket pekerjaan untuk penugasan pekerjaan dan telusu-ri melalui distribusi tenaga kerja.
Transaksi penggajian dicatat dengan segera (timing)	- Prosedur yang me-merlukan pencatatan transaksi sesegera mungkin setelah gaji dibayar. - Verifikasi intern	- Periksa pedoman prosedur dan amati kapan dilakukan pencatatan - Periksa indikasi verifikasi intern	- Bandingkan tanggal pencatatan cek dalam jurnal penggajian dengan tanggal pada cek yang diambil dan kartu absen - Bandingkan tanggal dalam cek dengan tanggal cek diuang-kan di bank.
Transaksi penggajian dimasukkan dalam berkas induk penggajian dengan pantas: dan diikhtisarkan dengan pantas (posting and summarization)	- Verifikasi intern atas isi berkas induk gaji. - Perbandingan berkas induk penggajian dengan total buku besar penggajian.	- Periksa indikasi verifikasi intern. - Periksa laporan total ikhtisar yang diinisialisasi yang mengindikasikan perbandingan telah dibuat	- Uji akurasi klerikal dengan memeriksa penjumlahan ke bawah jurnal penggajian dan telusuri posting ke buku besar dan berkas induk penggajian.

 

Jenis kekeliruan spesifik yang membutuhkan perhatian khusus dalam auditing transaksi penggajian:

• Kekeliruan klasifikasi dalam membebankan tenaga kerja ke perkiraan persediaan dan biaya pekerjaan (job cost), yang menyebabkan salah saji atas laba.
  
• Kekeliruan perhitungan kalau sistem komputer digunakan. Salah satu karakteristik utama komputer adalah pemrosesan yang konsisten. Kalau kekeliruan perhitungan dilakukan untuk satu pos atau unsur, ada kemungkinan hal ini terjadi pada pos atau unsur yang sejenis.
  
• Setiap kekeliruan yang mengindikasikan kemungkinan fraud, khususnya berkaitan dengan gaji eksekutif.
  

 

PROSEDUR ANALITIS

Prosedur analitis untuk penggajian dan kepegawaian

Prosedur Analitis	Kekeliruan yang mungkin
Bandingkan saldo perkiraan beban gaji dengan tahun lalu ( disesuaikan untuk peningkatan tingkat upah dan peningkatan volume )	Salah saji perkiraan beban gaji.
Bandingkan tenaga kerja langsung sebagai persentase dari penjualan dengan tahun lalu,	Salah saji tenaga kerja langsung.
Bandingkan beban komisi sebagai persentase dari penjualan dengan tahun lalu.	Salah saji beban komisi.
Bandingkan beban pajak ditanggung perusahaan sebagai persentase dari gaji dan upah dengan tahun lalu ( disesuaikan untuk perubahan dalam tarif pajak)	Salah saji beban pajak ditanggung perusahaan
Bandingkan perkiraan utang pajak penghasilan pegawai dengan tahun lalu.	Salah saji utang pajak penghasilan pegawai.

 

PENGUJIAN TERINCI ATAS SALDO UNTUK AKUN LIABILITY DAN EXPENSE

Dua tujuan utama dalam pengujian kewajiban berkaitan dengan penggajian adalah:

• Akrual dalam neraca saldo dinilai dengan pantas,
  
• Transaksi dalam siklus penggajian dan kepegawaian dicatat pada periode yang sesuai
  

 

Perkiraan kewajiban utama dalam siklus penggajian dan kepegawaian :

- Jumlah yang dipotong dari pembayaran pegawai.    - Gaji dan upah yang masih harus dibayar

- Komisi yang masih harus dibayar.            - Bonus yang masih harus dibayar

- Tunjangan libur.                    - Pajak Peghasilan pegawai yang masih

harus dibayar.

 

Pengujian terinci atas saldo untuk perkiraan beban

Kompensasi pejabat : verifikasi apakah total kompensasi dari pejabat adalah jumlah yang disetujui oleh dewan direksi dan komisaris, karena gaji dan bonus mereka harus dimasukkan ke dalam Surat Pemberitahuan pajak.

Komisi : dapat diverifikasi dengan mudah kalau tarif komisi sama untuk masing-masing jenis penjualan dan informasi penjualan yang diperlukan tersedia dalam catatan akuntansi.

Beban pajak penghasilan pegawai : dapat diuji dengan merekonsiliasi total gaji dalam masing-masing formulir pajak penghasilan pegawai dengan total gaji untuk keseluruhan tahun. Total PPh dapat dihitung ulang dengan mengalikan tarif yang sesuai dengan penghasilan kena pajak.

Total gaji : perlu diadakan pengujian atas transaksi untuk menemukan kekeliruan dalam pembebanan gaji (apakah transaksi penggajian dibebankan ke perkiraan non penggajian atau seluruhnya tidak dicatat dalam jurnal penggajian).

 

 

 

-----------------mj--------------------