JENIS BAHAN BUKTI AUDIT DAN DOKUMENTASI

CHAPTER VI

JENIS BAHAN BUKTI DAN DOKUMENTASI

 

 

HAKEKAT BAHAN BUKTI

Bahan bukti adalah informasi yang digunakan auditor untuk menentukan apakah informasi kuantitatif yang sedang diaudit disajikan sesuai dengan kriteria yang ditetapkan.

 

KEPUTUSAN BAHAN BUKTI AUDIT

Keputusan auditor dalam pengumpulan bahan bukti dapat dipecah menjadi empat bagian yaitu:

1. PROSEDUR AUDIT
   

   Prosedur audit yaitu petunjuk rinci untuk pengumpulan jenis bahan bukti audit tertentu yang diperoleh pada waktu tertentu selama audit.
   

2. UKURAN SAMPEL
   

   Keputusan mengenai banyaknya pos yang harus diuji yang akan dibuat auditor untuk setiap prosedur audit. Ukuran sampel untuk setiap prosedur audit tertentu bervariasi dari satu audit ke audit lainnya.
   

3. POS ATAU UNSUR YANG DIPILIH
   
4. SAAT PENGUJIAN
   

   Saat pelaksanaan prosedur audit bervariasi dari permulaan periode akuntansi sampai lama setelah periode tersebut berakhir, biasanya satu sampai tiga bulan setelah akhir periode.
   

 

PROGRAM AUDIT yaitu gambaran rinci dari keempat keputusan bahan bukti untuk audit tertentu yang berisi daftar dari prosedur audit.

Program audit ini ada untuk setiap komponen audit, misalnya program audit piutang, program audit kas dsb.

 

BAHAN BUKTI YANG MENYIMPULKAN

Empat faktor yang menentukan apakah suatu bahan bukti dapat memberikan kesimpulan yaitu:

1. RELEVAN
   

   Bukti harus berkaitan atau relevan dengan tujuan pengujian auditor sebelum dikatakan bersifat menyimpulkan. Relevansi ini dapat dipertimbangkan hanya dalam hubungannya dengan tujuan spesifik audit. Kebanyakan bahan bukti relevan untuk lebih dari satu tujuan, tetapi tidak untuk semua tujuan audit.
   

   
    

   
    

2. KOMPETEN
   

   Mengacu pada derajat dapat dipercayanya suatu bahan bukti.
   

   Kompetensi bahan bukti hanya berkaitan dengan prosedur audit yang dipilih, dan tidak dapat diperbaiki dengan memperbesar sampel atau memilih pos yang lain dari populasi.
   

   Kompetensi dapat diperbaiki dengan memilih prosedur audit yang mengandung lima karakteristik:
   

   1. Independensi Penyedia data
      

      Bahan bukti yang diperoleh dari sumber di luar suatu satuan usaha lebih andal daripada yang diperoleh dari dalam.
      

   2. Efektifitas Struktur Pengendalian Intern (SPI)
      

      Semakin efektif suatu SPI perusahaan, akan semakin andal bahan bukti yang diperoleh.
      

   3. Pengetahuan Yang Diperoleh Sendiri Oleh Auditor
      

      Bahan bukti yang diperoleh sendiri oleh auditor melalui pemeriksaan fisik, pengamatan, perhitungan, dan inspeksi akan lebih kompeten daripada yang diperoleh secara tidak langsung.
      

   4. Kualifikasi Orang Yang Menyediakan Informasi
      
   5. Tingkat Obyektifitas
      

      Bahan bukti yang obyektif akan lebih andal daripada bukti yang memerlukan pertimbangan untuk menentukan apakah ia benar.
      

      
       

3. KECUKUPAN
   

   Jumlah bahan bukti yang diperoleh menentukan kecukupannya. Jumlah tersebut diukur dengan besar sampel yang dipilih auditor.
   

   Faktor yang menentukan kelayakan besar sampel dalam auditing adalah perkiraan auditor atas terjadinya kekeliruan dan efektifitas SPI.
   

   
    

4. KETEPATAN WAKTU
   

   Hal ini mengacu kepada kapan bahan bukti dikumpulkan atau periode yang dicakup oleh audit.
   

 

Hubungan antara keputusan bahan bukti dengan bahan bukti yang menyimpulkan:

KEPUTUSAN BAHAN BUKTI AUDIT	BAHAN BUKTI YANG MENYIMPULKAN
Prosedur Audit     Ukuran sampel dan pos atau unsur yang dipilih   Saat Pengujian	Relevansi Kompetensi   Kecukupan   Tepat waktu

 

 

JENIS BAHAN BUKTI AUDIT

Jenis bahan bukti dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. PEMERIKSAAN FISIK (PHYSICAL EXAMINATION)
   

   adalah inspeksi atau perhitungan aktiva berwujud oleh auditor. Sering dihubungkan dengan persediaan dan kas tetapi dapat juga diterapkan pada sekuritas, notes receivable, maupun aktiva tetap berwujud. Pemeriksaan fisik ini sebagai alat yang dipakai langsung untuk memverifikasi apakah suatu aktiva secara aktual ada, dianggap sebagai bahan bukti yang paling andal dan berguna yang bertujuan untuk memastikan jumlah maupun deskripsi aktiva.
   

2. KONFIRMASI (CONFIRMATION)
   

   adalah penerimaan jawaban tertulis maupun lisan dari pihak ketiga yang independen dalam memverifikasi akurasi informasi yang telah diminta oleh auditor.
   

   Konfirmasi menjadi bahan bukti yang bernilai tinggi dan sering dipakai karena berasal dari sumber yang independen, namun diperlukan biaya yang besar dan dapat menimbulkan ketidakenakan dari pihak yang dimintai jawaban. Konfirmasi tertulis lebih disukai karena lebih memudahkan penyelia untuk menelaah dan memberikan dukungan yang lebih baik kalau diperlukan untuk menunjukkan bahwa konfirmasi telah diterima.
   

   Konfirmasi tersebut harus diawasi oleh auditor sejak saat penyiapan sampai dikembalikan.
   

3. DOKUMENTASI (DOCUMENTATION)
   

   Biasanya disebut pemeriksaan dokumen (VOUCHING) yaitu pemeriksaan auditor atas dokumentasi dan catatan klien untuk mendukung informasi yang ada atau seharusnya ada dalam L/K.
   

   Dokumen Intern : dokumen yang disiapkan dan digunakan dalam organisasi klien dan disimpan tanpa pernah keluar ke pihak lain.
   

   Dokumen Ekstern : dokumen yang telah ada di tangan seseorang di luar organisasi klien yaitu pihak yang mendokumentasikan transaksi, tetapi saat ini berada di tangan klien atau tersedia untuk diperoleh
   

4. PENGAMATAN (OBSERVATION)
   

   adalah penggunaan perasaan untuk menetapkan aktivitas tertentu. Pengamatan tidak akan mencukupi bila tidak ditindak lanjuti sehingga diperlukan tindak lanjut atas kesan awal dengan bahan bukti lain yang menguatkan.
   

5. TANYA JAWAB DENGAN KLIEN (INQUIRIES OF THE CLIENT)
   

   adalah upaya untuk mendapatkan informasi tertulis atau lisan dari klien dengan menjawab pertanyaan auditor. Bila auditor mendapat bukti melalui tanya jawab ini, perlu untuk mendapatkan bahan bukti lain yang menguatkan melalui prosedur yang lain, karena bukti melalui tanya jawab tidak independen.
   

   
    

   
    

6. AKURASI MEKANIS (RE-PERFORMANCE)
   

   Mencakup pengecekan ulang suatu sampel perhitungan dan perpindahan informasi yang dilakukan klien selama periode yang diaudit. Pengecekan ulang perhitungan berisi pengujian akurasi aritmatis klien, sementara pengecekan ulang atas perpindahan informasi berisi penelusuran jumlah untuk meyakinkan bahwa kalau informasi yang sama dimasukkan ke tempat yang lebih dari satu, akan dicatat dengan jumlah yang sama untuk waktu yang berbeda.
   

7. PROSEDUR ANALITIS (ANALYTICAL PROCEDURES)
   

   adalah penggunaan perbandingan dan hubungan untuk menentukan apakah saldo perkiraan tersaji secara layak. Misal membandingkan persentase marjin laba tahun berjalan dengan tahun sebelumnya. Prosedur analitis sebaiknya dilaksanakan saat permulaan audit untuk menentukan perkiraan mana yang memerlukan verifikasi lebih lanjut.
   

 

Hubungan antara Keandalan dan Jenis Bahan Bukti

Jenis Bahan Bukti	KRITERIA UNTUK MENENTUKAN KEANDALAN BUKTI
	Independensi Penyedia Data	Efektivitas SPI	Pengetahuan Auditor	Kualifikasi Penyedia Data	Tingkat Obyektifitas
- Pemeriksaan Fisik - Konfirmasi - Dokumentasi - Pengamatan - Tanya Jawab dengan Klien - Akurasi Mekanis - Prosedur Analitis	Tinggi Tinggi Bervariasi Tinggi Rendah   Tinggi Tinggi/Rendah	Bervariasi N / A Bervariasi Bervariasi N / A   Bervariasi Bervariasi	Tinggi Rendah Rendah Tinggi Rendah   Tinggi Rendah	Tinggi Tinggi Bervariasi Tinggi Bervariasi   Tinggi Tinggi	Tinggi Tinggi Tinggi Sedang Bervariasi   Tinggi Rendah

 

Biaya dari Jenis Bahan Bukti

Jenis bahan bukti yang mengandung biaya yang mahal adalah pengamatan fisik dan konfirmasi karena untuk pengamatan fisik diperlukan kehadiran auditor saat klien melakukan perhitungan aset, biasanya pada tanggal neraca. Sedang konfirmasi mahal karena auditor harus mengikuti dengan prosedur yang hati-hati dalam penyiapan konfirmasi, pengiriman, penerimaan jawaban dan tindak lanjut bila tidak ada jawaban dan pengecualian

Untuk dokumentasi dan prosedur analitis mengandung biaya yang moderat dalam arti bisa mahal bisa juga tidak mahal. Hal ini tergantung dari bagaimana auditor memperoleh jenis bahan bukti tersebut dan menganalisanya

Sedangkan untuk pengamatan, tanya jawab dengan klien dan akurasi mekanis paling sedikit menyerap biaya.

 

ISTILAH YANG DIPAKAI DALAM PROSEDUR AUDIT

ISTILAH & DEFINISI	ILUSTRASI PROSEDUR AUDIT	JENIS BAHAN BUKTI
Periksa (Examine) penilaian yg. rinci atas dokumen dan catatan untuk menentukan fakta tertentu   Telaah sekilas (Scan) pemeriksaan yg kurang rinci atas dokumen dan catatan utk menentukan apakah ada sesuatu yg tidak biasa yg membenarkan investigasi lebih lanjut   Baca (Read) pemeriksaan informasi tertulis untuk menentukan fakta yang berkaitan dg audit   Hitung (Compute) perhitungan yg dilakukan auditor independen dari klien   Hitung ulang (re-compute) perhitungan yg dilakukan untuk menentukan apakah perhitungan klien dilakukan dg benar   Hitung penjumlahan ke bawah (Foot) menjumlahkan angka suatu kolom untuk menentukan apakah totalnya sama dg penjumlahan klien   Telusuri (Trace) instruksi yg biasanya berhubungan dg dokumentasi atau akurasi mekanis. Sering dlm prosedur audit istilah trace mencakup instruksi kedua yaitu bandingkan atau hitung ulang   Bandingkan (Compare) membandingkan informasi dalam lokasi yg berbeda   Hitung secara fisik (Count) penentuan aktiva yg ada ditangan pada waktu tertentu.   Amati (Observe) tindakan pengamatan seharusnya dihubungkan dg jenis bahan pembuktian yg diartikan sbg pengamatan.   Tanya jawab (Inquire) tindakan tanya jawab seharusnya dihubungkan dg jenis bahan bukti yang diartikan sbg tanya jawab	Periksa satu sampel faktur pembelian untuk menentukan apakah barang/jasa yg diterima memadai dan merupakan jenis yg biasa digunakan dlm usaha klien   Telaah sekilas buku penjualan, lihat transaksi yang besar dan tidak biasa           Baca notulen rapat dan ikhtisarkan seluruh informasi yg berkaitan dg L/K dalam kertas kerja     Hitung rasio perputaran persediaan dan bandingkan dg tahun lalu sbg pengujian keusangan persediaan   Hitung kembali harga per unit dikalikan dg jumlah unit untuk satu sampel salinan faktur penjualan dan bandingkan totalnya dg perhitungan   Hitung penjumlahan ke bawah buku penjualan untuk satu bulan dan bandingkan hasilnya dg buku besar       Telusuri satu sampel transaksi penjualan dr buku penjualan ke faktur penjualan dan bandingkan nama pelanggan, tgl, dan nilai total rupiah Telusuri posting dari buku penjualan ke buku besar     Bandingkan harga penjualan per unit dlm faktur dg daftar harga penjualan yg diotorisasi manajemen   Hitung jumlah uang tunai pada kas kecil pada tgl neraca     Amati apakah dua tim penghitung persediaan menghitung dan mencatat biaya persediaan secara independen       Tanya jawab dg manajemen apakah ada persediaan yg usang di gudang pada tgl neraca	DOKUMENTASI         PROSEDUR ANALITIS           DOKUMENTASI         PROSEDUR ANALITIS     AKURASI MEKANIS       AKURASI MEKANIS         DOKUMENTASI       AKURASI MEKANIS     DOKUMENTASI       PEMERIKSAAN FISIK     PENGAMATAN           TANYA JAWAB DENGAN KLIEN

 

PROSEDUR ANALITIS

Prosedur Analitis didefinisikan dalam SAS 56 sebagai evaluasi atas informasi keuangan yang dilakukan dengan mempelajari hubungan logis antara data keuangan dan non keuangan …. meliputi perbandingan jumlah-jumlah yang tercatat dengan ekspektasi auditor.

Prosedur analitis ini diisyaratkan dalam semua audit dan dalam penugasan jasa penelaahan.

 

TUJUAN DAN SAAT PELAKSANAAN PROSEDUR ANALITIS

Memahami Bidang Usaha Klien

• Prosedur analitis dilakukan dengan membandingkan L/K yang belum diaudit tahun berjalan dan tahun sebelumnya sehingga dapat dilihat perubahan yang terjadi. Perubahan ini dapat mencerminkan kecenderungan yang penting atau suatu kejadian yang spesifik yang keseluruhannya akan mempengaruhi perencanaan audit.
  

Penetapan Kemampuan Satuan Usaha Untuk Menjaga Kelangsungan Usahanya

• Prosedur analitis berguna sebagai petunjuk adanya masalah keuangan yang kritis di suatu perusahaan yang harus dipertimbangkan auditor dalam melakukan penetapan risiko-risiko yang berhubungan dengan audit seperti juga dengan penggunaan asumsi kelangsungan usaha oleh manajemen dalam penyusunan L/K.
  

Indikasi Adanya Kemungkinan Kekeliruan Dalam Laporan Keuangan

• Bila ada perbedaan besar dalam membandingkan L/K dua tahun berturut-turut, kemungkinan besar adalah adanya kekeliruan atau ketidakberesan akuntansi. Jika fluktuasi itu besar, auditor harus menentukan alasannya dan yakin bahwa alasan itu merupakan peristiwa ekonomi bukannya kekeliruan atau ketidakberesan.
  

Mengurangi Pengujian Audit Yang Terinci

• Jika prosedur analitis tidak mengungkapkan fluktuasi yang tidak biasa, maka implikasinya adalah adanya kemungkinan kekeliruan atau ketidakberesan material yang telah diminimalisasikan. Sehingga, prosedur analitis merupakan bahan bukti substantif yang mendukung pernyataan wajar atas saldo-saldo perkiraan yang berhubungan dan mungkin cukup dilakukan pengujian terinci yang lebih sedikit berkaitan dengan perkiraan tersebut.
  

 

 

Saat Pelaksanaannya dan Tujuan Prosedur Analitis

		Memahami bidang usaha klien
		Menetapkan Kelangsungan Usaha
Tahap Perencanaan
		Indikasi kemungkinan kekeliruan (arahan perhatian)
		Mengurangi pengujian terinci

 

		Indikasi kemungkinan kekeliruan (arahan perhatian)
Tahap Pengujian
		Mengurangi pengujian terinci

 

		Menetapkan Kelangsungan Usaha
Tahap Penyelesaian
		Indikasi kemungkinan kekeliruan (arahan perhatian)

 

LIMA JENIS PROSEDUR ANALITIS

1. MEMBANDINGKAN DATA KLIEN DENGAN DATA INDUSTRI
   

   Manfaat utama perbandingan dengan data industri adalah sebagai indikasi kesulitan keuangan dan sebagai penunjang dalam memahami usaha klien
   

   Kelemahan utamanya adalah adanya perbedaan antara sifat informasi keuangan klien dengan sifat informasi perusahaan lain yang membentuk angka total industri karena data industri merupakan rata-rata umum.
   

2. MEMBANDINGKAN DATA KLIEN DENGAN DATA YANG SAMA PERIODE SEBELUMNYA
   
   1. Membandingkan antara saldo tahun berjalan dengan saldo tahun lalu
      
   2. Membandingkan rincian total saldo dengan rincian serupa pada tahun sebelumnya.
      
   3. Menghitung rasio dan hubungan persentase untuk perbandingan dengan tahun sebelumnya.
      
3. MEMBANDINGKAN DATA KLIEN DENGAN HASIL PERKIRAAN YANG DITENTUKAN OLEH KLIEN
   

   Sebagai contoh adalah membandingkan realisasi dengan anggaran yang telah dibuat oleh klien. Masalah yang timbul adalah:
   

• Auditor harus mengevaluasi apakah anggaran tersebut merupakan rencana yang benar.
  
• Adanya kemungkinan informasi keuangan sekarang (realisasi) telah diubah agar sesuai dengan anggaran.
  

1. MEMBANDINGKAN DATA KLIEN DENGAN HASIL PERKIRAAN YANG DITENTUKAN OLEH AUDITOR
   

   Auditor harus membuat estimasi berapa seharusnya saldo perkiraan dengan cara mengaitkan dengan beberapa perkiraan lain di neraca atau laporan rugi laba, atau dengan membuat suatu proyeksi atas dasar kecenderungan historis.
   

2. MEMBANDINGKAN DATA KLIEN DENGAN HASIL PERKIRAAN YANG MENGGUNAKAN DATA NON-KEUANGAN
   

 

PENGGUNAAN TEKNIK STATISTIKA DAN SOFTWARE KOMPUTER

TEKNIK STATISTIKA

Analisa Regresi digunakan untuk mengevaluasi kelayakan saldo yang tercatat dengan mengaitkan (meregresikan) totalnya kepada informasi lain yang relevan

Contoh : Total beban penjualan harus dikaitkan dengan total penjualan, beban penjualan tahun sebelumnya, dan jumlah agen penjualan.

 

SOFTWARE KOMPUTER

Manfaat utamanya adalah kemudahan untuk memutakhirkan perhitungan pada waktu dilakukan ayat jurnal penyesuaian untuk laporan keuangan klien.

 

 

 

 

 

---------------------------------------------mj---------------------------------------------